2006-05-10 10:00:33

Die Dienstreise

Ist jedes Verlassen des Arbeitsplatzes schon eine Reise?

Thomas Mares

Druckversion

Die vom Dienstgeber an einen Dienstnehmer ausbezahlten Reisekosten sind in der Regel steuer- und sozialversicherungsfrei, da sie kein Entgelt für eine Leistung sondern lediglich Aufwandsersatz darstellen. Für welche Reisen aber diese privilegierten Reisekostenersätze bezahlt werden dürfen, ist seitens des Gesetzgebers genau normiert. Werden Reisekostenersätze ausbezahlt, die nicht in die Definition des Gesetzgebers passen, so ist bei der nächsten Lohnsteuer und Sozialversicherungsprüfung mit entsprechend hohen Nachzahlungen zu rechnen.

Eine Dienstreise liegt vor, wenn ein Dienstnehmer zur Erledigung dienstlicher Aufträge an einem oder mehreren Orte entsendet wird, die mit seinem Dienstort nicht ident ist.

Unter Dienstort ist der regelmäßige Mittelpunkt des tatsächlichen dienstlichen Tätigwerden des Arbeitnehmers anzusehen. In der Regel fällt der Dienstort des Arbeitnehmers mit dem Betriebsort des Unternehmens zusammen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Da die Fahrt vom Wohnort zum Dienstort aber keine Dienstreise ist, sondern eine private Fahrt, ist die Frage des Dienstortes für die Abgabenfreiheit relevant.

Wird z.B. ein Arbeitnehmer auf Dauer in eine andere Filiale versetzt, so stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte ab der Wirksamkeit der Versetzung Privatfahrten dar.

Wird ein Dienstnehmer befristet entsendet und steht von Anfang an fest, dass die Entsendung länger als einen vollen Kalendermonat dauert, gilt dasselbe.

Steht die Dauer der Entsendung von vornherein nicht fest und dauert die Tätigkeit in Folge länger als den vollen Kalendermonat, liegen ab dem folgenden Kalendermonat Privatfahrten vor.

Beispiel: für die Installierung eines Softwaresystems ist ein Zeitraum von 4 Wochen vorgesehen: 15. Februar bis 15. März. Tatsächlich dauert die Tätigkeit aber bis 31. Mai. Für die Fahrten im Februar und im März sind die ausbezahlten Reisekosten abgabefrei. Sollten für April und Mai weiterhin Reisekostenersätze bezahlt werden, so ist dies der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterziehen.

Eine durchgehende Tätigkeit liegt auch vor, wenn die Tätigkeit kurzfristig unterbrochen wird. Möglich sind auch mehrere Dienstorte. In diesem Fall dürfen für Fahrten zwischen den Dienstorten steuerfreie Reisekostenersätze bezahlt werden.

Was kommt als Reisekostenersatz in Frage?

Als abgabefreier Fahrtkostenersatz steht für Dienstreisen das amtliche Kilometergeld in Höhe von 0,376 Euro pro Kilometer zu. Bei Zutreffen aller gesetzlichen Voraussetzungen kann dieser in unbeschränkter Höhe ausbezahlt werden. Die 30.000 km Limitierung gilt nicht.

Auch geringfügig Beschäftigte haben natürlich Anspruch auf Reisekostenersatz. Da die Reisezeit in der Arbeitszeit erfolgt, ist darauf zu achten, dass das Verhältnis zwischen Arbeitszeit und Reisezeit nicht nur den Tatsachen entspricht, sondern auch glaubhaft ist. Nicht glaubhaft war beispielsweise folgender Fall aus der Praxis:

Geleistete Kilometer dividiert durch die Arbeitszeit ergab eine Durchschnittsgeschwindigkeit von 95 km/h. In einem solchen Fall wird bei einer Prüfung weder das Kilometergeld noch die geringfügige Beschäftigung anerkannt.

Bei Kilometerverrechnung ist die Führung eines Fahrtenbuches unumgänglich.

Die Überlassung eines Einzelfahrscheines für eine Dienstreise ist nicht steuerbar. Die Zurverfügungstellung einer Netzkarte ist dann steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn nicht mindestens 25 betrieblich Fahrten pro Monat (im Jahresdurchschnitt) nachgewiesen werden.

Taggelder oder Diäten gibt es in der Regel nur für die ersten 5 bis 15. Tage. Im Kollektivvertrag für Datenverarbeitung und Informationstechnologie stehen aber für den Dienstnehmer günstigere Regelungen. Da diese Regelungen die gesetzlichen Bestimmungen overrulen, können für einen langen Zeitraum abgabenfreie Taggelder ausbezahlt werden.

Eine Spezialität gibt es noch bei freien Dienstnehmern:

Stellt der freie Dienstnehmer neben seinem Honorar noch pauschaliert Kilometergeld für die Fahrt zur Arbeitstätte in Rechnung, so ist dieser Betrag abzüglich der fiktiven Kosten für ein Massenbeförderungsmittel sozialversicherungspflichtig. Lohnsteuer fällt natürlich keine an, da freie Dienstnehmer einkommensteuerrechtlich Unternehmer sind.

Dies sind nur einige wichtige Aspekte der Reisekostenproblematik.

Da die Regelung insgesamt sehr detailbehaftet und in der Praxis schwierig zu vollziehen ist, sollten Sie vor der Auszahlung von Reisekosten immer Ihren Steuerberater kontaktieren. Dann bleiben Ihnen bei der nächsten Prüfung böse Überraschungen erspart.

Mag. Thomas Mares

Kanzlei Veltzé, Mares & Partner KEG

Leithastraße 25/4. Stock

1200 Wien

Tel.: 330-75-46

Fax: 330-75-46/DW25

e-mail: mares@wth.at

e-mail Kanzlei: office@wth.at