2005-11-10 12:13:52

Elektronische Rechnung und digitale Signatur

Seit dem 23. Dezember 2003 ist bei vielen Eingangsrechnungen der Vorsteuerabzug in Gefahr; nämlich bei allen elektronischen Rechnungen, die keine digitale Signatur tragen.

Mag. Thomas Mares

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Laut der Verordnung des Finanzministeriums sind elektronische Rechnungen nur dann vorsteuerabzugsberechtigt, wen sie digital signiert sind und die Signatur mit einem fortgeschrittenen oder qualifizierten Zertifikat ausgestattet ist.

Bei der Problematik sind also zwei Dinge zu betrachten:

Erstens die elektronische Rechnung und zweitens die digitale Signatur.

Nach der Rechtslage vor Dezember 2003 musste eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, eine Urkunde sein; d.h. in schriftlicher Form vorhanden sein. In der Verordnung regelt der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen.

Eine elektronische Rechnung ist ein Rechtsbeleg in Form einer Datei, der im Wege der Datenübertragung (eMmail etc.) übermittelt wird. die Rechnung wird als Datei weiterverarbeitet und gelangt nie in Papierform.

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Ausdrucken, Kuvertieren, Versenden, händisches Weiterverarbeiten beim Empfänger entfällt, die Kosten und Zeitersparnis ist offensichtlich.

Hinsichtlich der im Umsatzsteuergesetz normierten Rechnungsbestandteile gelten für elektronische Rechnungen dieselben Vorschriften wie für Rechnungen in Papierform. Weiters müssen noch folgende Punkte beachtet werden, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten:

Der Rechnungsempfänger muss zustimmen, wobei Stillschweigen als Zustimmung gewertet wird.

Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen sichergestellt sein.

Die Problematik der elektronischen Rechnung liegt darin, dass sichergestellt sein muss, dass die Rechnung im Nachhinein nicht verändert werden kann. Dies ist dann gewährleistet, wenn sie mit einer digitalen Signatur im Sinne des Signaturgesetzes versehen ist und auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters im Sinne des Signaturgesetzes beruht. Nur eine digitale Signatur, die auf einem Zertifikat eines Zertifizierungsanbieters beruht, gewährleistet den Vorsteuerabzug. Die elektronische Signatur ist eine Unterschrift auf einer elektronischen Rechnung, in Form eines Anhanges an der Rechnungsdatei. Meist werden kryptographische Verfahren verwendet, die aus den Informationen einen Schlüssel errechnen, den so genannten Hashwert. Die Signatur beinhaltet also sowohl die Information der Rechnung, als auch die Signatur des Rechnungsausstellers. Jede Signatur sieht daher anders aus.

Der Rechnungsempfänger seinerseits prüft mit einem korrespondierenden Verfahren die Signatur. Dabei wird überprüft, ob der errechnete Hashwert, mit dem Hashwert bei Erstellung der Signatur übereinstimmt. Das Zertifikat ist gleichsam ein „Ausweis“ im Internet und enthält Informationen, die zur Erstellung der digitalen Signatur und zu der Prüfung benötigt werden (wie zum Beispiel die Identität des Signators).

Der Verordnung ist zu entnehmen, dass das Zertifikat von einem Zertifizierungsdienstanbieter auszustellen ist. Hauptaufgabe dieses Zertifizierungsanbieters ist, die Ausstellung und Verwaltung von Zertifikaten.

Wie bei jeder anderen Rechnung muss auch bei einer elektronischen Rechnung die Aufbewahrungsfrist beachtet werden. So muss nicht nur die elektronische Rechnung sieben Jahre lang aufbewahrt werden, sondern auch alle Programme die es ermöglichen, die Rechnung zu lesen und auf ihren unveränderten Inhalt hin zu prüfen.

Mag. Thomas Mares

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