2008-02-23 06:10:22

Enormes Einsparungspotential

PDF- & eRechnung:

Die Rechnungslegungskosten lassen sich drastisch reduzieren, sowohl beim eCommerce als beim klassischen Geschäft.

Fritz Katz

Druckversion

Wie viel die Rechnung bis zur Erstellung kostet, ist stark vom eingesetzten Fakturen- und Auftragsverwaltungs-System ab und ist daher nicht Gegenstand der Betrachtung. Schon viel interessanter sind da die Kosten ab dem Ausdruck über den Versand. Auch der Zeitfaktor spielt eine wichtige Rolle. Daher gibt es einen deutlichen Trend zur elektronischen Rechnung. Wobei sich zwei grundsätzlich unterschiedliche Ansätze erkennen lassen. Eines ist jedoch bei beiden Ansätzen ident: die Rechnung wird nicht mehr gedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht.

Die PDF-Rechnung

Vom Grundsatz her kann aus den meisten Softwarelösungen für die Erstellung von Fakturen ein PDF der Rechnung erstellt und dieses per eMail versandt werden. Jedoch bisher war dies aus steuerlicher Sicht keine Originalrechnung daher kein anerkannter Beleg. Dies hat sich nun durch die Möglichkeiten der digitalen Signatur drastisch geändert. Denn die Finanz akzeptiert nun digital signierte Rechnungen als voll vorsteuerabzugsfähig. Im Geschäftsverkehr mit nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Privatpersonen war und ist die nicht signierte PDF-Rechung ausreichend. Adobe hat nun auf das Erfordernis der digitalen Signatur reagiert und die neueste Version des Acrobat und des kostenfreien Reader mit einer Signaturfunktion ausgestattet. So ist es ab sofort möglich, fiskalisch anerkannte Rechnungen nahezu kostenfrei per eMail zu versenden.

Die eRechnung

Das Gegenstück zur PDF-Rechnung ist ein vollständiger elektronischer Rechnungs- und Zahlungsverkehr über die Internet-Banking-Angebote der großen Bankengruppen. Für den EBPP Geschäftsführer Mag. Wolfgang Gschwandtner ist der große Vorteil die Fehler-und die Kostenreduktion. Dennoch entstehen den Teilnehmern am System externe Kosten, denn die vom Unternehmen gestellten Rechnungen werden verschlüsselt an die EBPP übertragen, welche den Kunden per eMail über die Hinterlegung informiert und die Rechung direkt an den Internet-Banking-Bereich des Empfängers schickt. Dort kann die Rechnung per Mausklick bezahlt, beeinsprucht oder abgelehnt werden.

In der Praxis ist dies nur bei ständig bestehenden Kundenbeziehungen und nicht bei Einzelgeschäftsfällen realistisch machbar. Denn kaum ein Kunde wird bereits im voraus entscheiden, von welchem seiner Firmenkonten er die Zahlung tätigen wird, ganz geschweige einen Zugang zu seinem Internet-Banking zustimmen.

Eingabefehler werden zwar bei der eRechnung vermieden, die Erfassung in der Finanzbuchhaltung bleibt dem Unternehmen dennoch nicht erspart und aus dieser gibt es ohnedies komfortable Zahlungsschnittstellen.

Unser-Tipp: Während sich für ein Großhandelsunternehmen mit einer hohen Stammkundenzahl vielleicht die eRechnung empfiehlt, so ist für KMUs, wie dies die meisten IKT-Fachhändler sind, die PDF-Rechnung klar im Vorteil und rasch amortisierbar.